La agenda del líder de una pyme y las dificultades para delegar

El dilema que muchas veces tienen los que están en la conducción de una pyme es poder establecer una agenda clara entre lo importante y/o urgente. El tiempo es escaso y la coyuntura del día a día, atenta contra el espacio de reflexión e introspección sobre la orientación que un líder le debe dar a la empresa.

Propongo hacer un ejercicio a fin de poder organizar el recurso escaso del tiempo. Los directivos deberían preguntarse: (1) ¿qué cosas hacen habitualmente que no deberían hacer? y (2) ¿qué cosas no hacen que sí deberían hacer?

Al concluir este ejercicio, muchas veces, se sorprenden de la cantidad de actividades que no agregan valor a la empresa, que cosas no productivas se pueden delegar a otros. Los líderes mismos pueden transformarse en el cuello de botella si no saben transferir o compartir su trabajo con otros. El número 1 debería ocupar su tiempo en tres temas: 1) proceso de negocio, 2) proceso de dirección y 3) proceso de configuración institucional.

El proceso de negocio, cuya finalidad es hacer eficaz la empresa, tiene como objetivo la subsistencia (crecimiento y desarrollo) de la misma. Requiere identificar, entender y definir los negocios actuales y futuros de la empresa. Esto implica: entender la cadena de valor en la que está inmersa la empresa, definir los negocios, desarrollar el pensamiento estratégico, generar visón, impulsar nuevos negocios.

El proceso de dirección, que vela por la capacidad de acción de la organización, tiene como objetivo impulsar la ejecución, el aprendizaje, la adaptación y renovación de la misma. Los objetivos que se plantean son: identificar los medios y conducir las acciones necesarias para alcanzar los objetivos. Las variables a gestionar por el número 1 son: elegir y conducir a los colaboradores, delegar, desarrollar el proceso de aprendizaje, conducir el proceso de formulación estratégica y desarrollar el control estratégico y de gestión.

En cuanto al proceso de configuración institucional, que tutela la gobernabilidad de la organización, el objetivo pasa por generar un marco de condiciones para que la empresa desarrolle su actividad en forma armónica y sustentable entre los distintos stakeholders existentes. Su trabajo debería rondar en: armonizar los intereses de cada stakeholder, cuidar la unidad institucional, promover la innovación y desarrollar líderes y futuros sucesores y promover e impulsar los procesos de cambio. En las variables enumeradas dentro de los tres procesos (negocio, dirección y configuración institucional), en forma recurrente, dentro de las pymes, falla la delegación y, como consecuencia, pierde valor el proceso de aprendizaje.

Los pasos para delegar

La delegación de tareas implica, primero, listar todas las tareas que hoy realiza el Nr 1. Luego de priorizarlas y analizar donde ya no agrega valor o en las cuales pueden agregar valor otros, puede seleccionarlas para delegarlas en sus colaboradores. Incluso, si ya hizo un proceso de delegación anterior y se anima a más, intentar también delegar tareas que él también podría seguir haciendo, pues esto es motivante para el resto de la organización.

A la hora de delegar, lo primero es elegir bien a los colaboradores de acuerdo a sus competencias y capacidades. Lo segundo es confiar en ellos. Tercero, tener una actitud de docencia y paciencia, seguro van a haber errores y deben ser capitalizados por el CEO de la empresa para que, con docencia, se transfiera conocimiento para enmendar o rectificar una tarea o decisión. Cuarto, cultivar la virtud de la generosidad, que implica poder enseñar para que nuestros colaboradores crezcan y se desarrollen. Quinto, una vez delegada y enseñada la tarea, se debe asignar la responsabilidad a quien se le delegó la tarea para que aprenda a asumir las consecuencias de sus actos y el resultado de sus decisiones. El objetivo es alentar a la persona para que tome las decisiones pensando en la organización y desarrollando sus capacidades.

Cuesta delegar y a veces representa un sacrificio para muchos líderes pero es necesaria para la salud de quien dirige una pyme y para no perder ese valioso tiempo que requiere orientar la empresa al futuro. Delegar permite que nuestros colaboradores crezcan, se motiven con un desafío y se desarrollen dentro de la empresa.

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